Willkommen bei Admin4U
Unsere besten Konzepte
Wir müssen ein Unternehmen verstehen. So entstehen gute Konzepte, welche die Effizienz steigern und Ressourcen freisetzen. Dafür nehmen wir uns Zeit!
Wie moderne Unternehmen heute arbeiten und welche Lösungen diese von uns in Anspruch genommen haben, können Sie auf dieser Seite nachlesen. Wir haben in den letzten Jahrzehnten bereits vieles erlebt und werden heute noch mit so manchem überrascht. Dennoch finden wir immer einen Weg, welcher für alle Beteiligten stets zufriedenstellend ist.
20+
Jahre Erfahrung
100%
Gelöste Probleme
20+
Spezielle Konzepte
100+
Zufriedene Kunden
Smart
Ein klassischer Betrieb in den Bereichen Gas, Wasser, Heizung zählte bereits zu unseren Kunden und konfrontierte uns mit der aktuell großen Herausforderung. „Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation – das Wichtigste in jedem Unternehmen aus meiner Sicht. Nur die funktioniert in meinem Betrieb eben nur zum Teil.“ Der aufgebrachte Chef des Unternehmens hatte uns schon vor einigen Jahren damit beauftragt seinen - wie er es nannte - maroden Mailserver auszulagern. Die Investitionskosten aber auch die Funktionalität entsprachen nicht mehr seiner Vorstellung. Außerdem sollten alle 10 Mitarbeiter Mails mobil am Handy abrufen können. Und genau an dieser Stelle sah er noch weiteren Entwicklungsbedarf.
Der Chef weiter: „Meine Leute sind einfache Arbeiter. Dass sie die Mails übers Handy abrufen können, ist die eine Sache – ich kann ihnen Anhänge zu einer Baustelle senden – aber was mich aktuell beschäftigt ist, wie ich die einzelnen Aufgaben übersichtlich und kontrollierbar an meine Mitarbeiter kommunizieren kann. Ich dachte zuerst an WhatsApp, nachdem meine Mitarbeiter das auch privat nutzen und damit vertraut sind. Leider ist diese App nicht DSGVO-konform, warum ich den Gedanken dann wieder verworfen hatte. Was schlägt Admin4U hierzu vor?“ Nach unserer kurzen Information, was in diesem Fall am besten zur Anwendung kommen sollte, zeigten wir dem Chef ganz einfach, wie wir in unserem Unternehmen damit verfahren, denn diese Situation hatten auch wir in unserem Unternehmen. Speziell bei der Aufgabenthematik galt seine gesamte Konzentration dem folgenden beispielhaften Szenario:
6 Kundenaufträge stehen aktuell zur Bearbeitung. Unser Kunde versorgt diese in einem Tool, welches auf allen bekannten Plattformen genutzt werden kann. Somit auch auf allen Smartphones. Es werden in wenigen Schritten alle relevanten Dinge erfasst – Fälligkeitsdatum, Mitarbeiter, die dem Auftrag zugeordnet werden, Pläne als Anhang sowie wichtige Notizen. Der Clou an der Sache ist, dass jeder Mitarbeiter alle Aufgaben sehen kann. Denn wie es im Alltag öfters vorkommt, Mitarbeiter werden plötzlich wo anders gebraucht oder werden kurzfristig krank. Da ist es entscheidend flexibel auf andere Aufgaben zugreifen zu können. An dieser Stelle war unser Kunde bereits hellauf begeistert, denn das sollte auch eine weitere Herausforderung vereinfachen. Letztlich angekommen bei dem Thema Kontrolle bzw. Übersicht der Aufgaben, da lehnte sich plötzlich unser Kunde bequem in seinen Sessel und zeigte ein zufriedenes Lächeln. Wir hielten inne.
„Was kostet’s? Für alle 10 Mitarbeiter, eine Dame in der Organisation und mich?“ Unsere Antwort ließ unserem Kunden die Hand in unsere Richtung reichen, mit der Ergänzung: „Wir starten nächste Woche!“ Das war dann auch der Fall.
Ein Buch zum ärgern
Im Austausch zwischen einer Gruppe von unterschiedlichen Personen, die eine Buchveröffentlichung zum Ziel hatten, kam es immer wieder zu schweren Kommunikationsproblemen. Hauptsächlich deshalb, weil der Austausch von Buchinhalten ausschließlich via Mail erfolgte. Mails wurden teilweise nicht weitergeleitet, eines davon konnte nicht mehr gefunden werden und es existierten zu viele Versionen von gleichen Dokumenten. Hinzu kam, dass Autoren und Grafikabteilung nicht direkt miteinander kommunizierten.
Auf die Bitte unseres Kunden, wir mögen eine Lösung für die aktuellen Probleme anbieten, schufen wir einen kooperativen Bereich. Alle für das gemeinsame Ziel notwendigen Personen erhielten Zugriff auf eine gemeinsame Plattform. Völlig unabhängig vom jeweilig genutzten Betriebssystem, greift dieser Personenkreis auf ein und denselben Datensatz zu. Erfolgt eine Änderung in einem Dokument oder wird ein neues hochgeladen, werden die übrigen Personen automatisch informiert, damit eine perfekte Orientierung gewährleistet wird.
Neben einer automatischen Verfolgung der Versionen zu jedem Dokument, werden jede Nacht zusätzlich die Daten gesichert. Ältere Versionen können damit auch nach Jahren wieder hergestellt werden.
Die Gruppe kann sich wieder auf ihre Aufgabe konzentrieren – um den Rest kümmern wir uns!
Feuerwehr
Montag, 8:44: Das Telefon von Admin4U läutet. Hannes geht persönlich ran, mit den Worten: „Hallo, wie kann ich helfen?“ Das Problem zur Maildatenbank wird geschildert. Hannes stellt noch wenige Fragen dazu, verabschiedet sich und das Team von Admin4U beginnt sofort den Auftrag zu bearbeiten. 11 Mailboxen müssen rasch neu eingerichtet und die bestehenden Mails der Mitarbeiter migriert werden, um einem möglichen Ausfall des Kundenservers entgegenzuwirken.
Montag, 9:25: Alle Mailboxen sind eingerichtet und die Umstellung kann eingeleitet werden. Unser Geschäftspartner ist bereits vor Ort beim Kunden und bereit zur Umstellung, damit alle Mitarbeiter wieder wie gewohnt arbeiten können.
Montag, 9:53: Auch der letzte Mitarbeiter empfängt und sendet wieder ohne Fehler e-Mails. Die Migration der alten Maildatenbank wurde auch noch am selben Tag abgeschlossen. Admin4U sowie der Geschäftspartner erreichten ein höchst zufriedenstellendes Ergebnis - in Rekordzeit.
Die verflixte Sicherung
Sonja, eine sehr zufriedene Kundin, ist seit vielen Jahren als Eventberaterin und -planerin tätig. Ständig unterwegs führt sie ohne Unterstützung durch eigene Mitarbeiter ein sehr erfolgreiches Unternehmen. Die Verfügbarkeit ihrer Daten, egal wo sie gerade ist und mit welchem Endgerät sie darauf zugreifen muss, stellt für sie die größte Herausforderung dar.
Ihr MacBook ist gewissermaßen die Grundlage ihres Geschäftsplans. Notizen bei Kundenterminen, Fotos von diversen Eventlocations, der gesamte Mailverkehr mit Geschäftspartnern, die Buchhaltung sowie ihre privaten Daten waren auf diesem einen Laptop abgelegt. Sonja machte natürlich Sicherungen. Schließlich wäre ein Crash der Festplatte eine existenzgefährdende Sache. Aber leider kam sie nur unregelmäßig dazu das MacBook zu sichern. Manchmal waren es sogar mehrere Wochen bis sie dazu kam, um am Abend die externe Festplatte zur Sicherung anzuhängen.
„Erst wenn das erste Malheur tatsächlich eintritt, weiß man, auf was es ankommt.“ Genauso erging es Sonja, bevor sie zu uns kam. Die Festplatte hatte einen Defekt. Im Apple Businesscenter erklärte man ihr, dass die Daten nicht mehr zu retten seien. Bis dahin nahm sie es noch sehr gelassen, Backups wurden ja von ihr gemacht. Der Schlag traf sie allerdings dann zuhause. Zwar waren mehrere Sicherungen vorhanden – die letzte war ca. eine Woche alt – aber aus irgendeinem Grund konnten die letzten 4 Backups nicht ausgeführt werden. Das Fehlen der Daten einer ganzen Woche wäre für Sonja bereits eine mittlere Katastrophe gewesen, doch diese Situation war für sie ein Supergau. Das letzte funktionierende Backup lag beinahe 3 Monate zurück.
Die fehlerhaften Backups konnten schließlich nicht mehr wiederhergestellt werden. Admin4U stellte Sonjas digitale Welt komplett um. Ihre Dateien wurden zentral gelagert, damit sie geräteunabhängig jederzeit darüber verfügen konnte. Einen Ausfall des MacBooks kann sie nun gelassen hinnehmen. Die Sicherung ihrer Daten erfolgt vollautomatisch jede Nacht über zwei verschiedene Sicherungsmedien, damit im Fall des Falles keine bösen Überraschungen lauern.
Kostenpunkt dieser Umstellung: nicht mehr als € 400,-
Ein schwerer Verlust
Es war einmal ein Architekt der einen Kunden zufriedenstellen wollte. Der Kunde beauftragte den Architekten ein Haus zu bauen und legte viel Wert darauf, dass alles, was er mit dem Architekten bespricht, haargenau so ausgeführt wird. Der Architekt garantierte ihm genaueste Ausführung, schließlich zahlte der Kunde ihm ein kleines Vermögen.
In der Großstadt gab es einen Bauunternehmer, den der Architekt unmittelbar nach seinem Versprechen aufsuchte. Er bat diesen um Hilfe, damit er sein Versprechen halten kann. Der Bauunternehmer arbeitete hart an den Aufgaben, die ihm der Architekt stellte. Doch er brauchte nun noch einen Tischler, einen Maler, einen Installateur und einen Elektriker, um das Haus fertigzustellen. Weil der Architekt wusste, dass ab diesem Moment die Kommunikation untereinander die entscheidende Rolle spielt, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können, konsultierte dieser einen Kommunikationsspezialisten. Admin4U entwarf einen zentralen elektronischen Informationsknotenpunkt, um alle Professionisten zu jeder Zeit auf demselben Stand der Aufgaben zu halten. Jeder Einzelne erhielt unabhängig von dessen bevorzugtem Betriebssystem Zugriff darauf und konnte seiner Arbeit rasch nachgehen. Die Fertigstellung näherte sich einem erfolgreichen Abschluss.
Eines nachts, als der Architekt in einer anderen Stadt verweilte, brach ein Räuber in das Haus des Architekten ein und stahl einige Güter. Darunter auch der Computer mit den letzten Aufzeichnungen und Ergänzungen zur Fertigstellung. Der Architekt tobte vor Wut und hatte gleichzeitig Angst davor, dass er den Kunden nun nicht mehr zufriedenstellen kann, weil sich all seine Arbeit dazu auf seinem Computer befand.
Der Architekt kontaktierte am nächsten Morgen den Kommunikationsspezialisten und informierte diesen über seinen Verlust und seine dringliche Bitte, ihm dabei zu helfen, seine verlorenen Daten wieder zu beschaffen. Bereits zwei Stunden später läutete es an seiner Tür und ein Bote übergab ihm einen neuen Computer mit allen aktuellen Daten. Das Projekt konnte sodann einen Monat später erfolgreich abgeschlossen werden und der Kunde war vollauf zufrieden.
Und mit ein paar Auszügen aus einem Mail des Architekten an Admin4U lassen wir diese Erzählung ausklingen: “ Liebes Admin-Team! … es ist letztlich ihrer vorausschauenden Planung zu verdanken, … gut, dass es Menschen wie sie gibt … ich werde sie bei jeder Gelegenheit empfehlen.“
Nicht genügend Speicherplatz
Ein erfolgreicher Trainer in der Erwachsenenbildung stand vor einem Dilemma. Der Speicherplatz seines Laptops kratzte bereits am Limit und die Sicherungsmedien sollten in naher Zeit an das Problem des Laptops anschließen. Er hatte zwischen seinen Trainings keine Zeit sich damit zu beschäftigen, brauchte aber dringend eine Lösung.
In einem gemeinsamen Gespräch samt Begutachtung des Laptops wurde augenscheinlich, dass das Gerät auch in anderer Hinsicht Limits erreicht hatte. Allein der Start dauerte eine halbe Ewigkeit. Nach wenigen Klicks, welche aufgrund der Ressourcenüberlastung ebenfalls eine lange Zeit in Anspruch nahmen, war klar: dieser Laptop wird es nicht mehr lange machen! Nur 128 GB Speicher mit 4GB RAM. Zwar handelte es sich um schnelle SSD-Festplatten, dennoch war fast die Hälfte des Speicherplatzes mit Programmen vollgestopft, die wiederum sehr viel RAM-Ressourcen beanspruchten.
Der Trainer kam gleich auf den Punkt: „Ich möchte mehr Speicher. Mindestens 500 GB. Und wenn ein Tausch nicht möglich ist, möchte ich ein Angebot für einen neuen PC.“ Nach ca. 30 Minuten konnten wir ihn davon überzeugen, weder zu tauschen noch neu zu kaufen. Wir kamen danach gleich zur wichtigsten Frage: „Wann benötigen Sie das Gerät für 4 Stunden nicht?“
Eine Woche später nahm sich einer unser Mitarbeiter dem Kundenauftrag an. Zuerst wurden die Daten gesichert um anschließend in die Cloud ausgelagert zu werden. Es standen wieder knapp 60 GB am Laptop zur Verfügung. Danach wurden mit dem Kunden sämtliche Programme auf deren Notwendigkeit geprüft, Anleitung zu Alternativen gegeben und eine ressourcenschonende Einrichtung vorgenommen. Nach Abschluss wurden die Daten wieder regelmäßig lokal gesichert.
FAZIT: Der Kunde hat nun über 70 GB freien Speicher auf seinem Laptop und verfügt über 1 TB Cloudspeicher zur kooperativen Zusammenarbeit mit seinen Kunden und Auftragnehmern. Die zusätzlich eingerichteten Applikationen unterstützen seine Arbeit um ein Vielfaches, und eine kurze Schulung dazu brachte ihm mehr Zeit für seine Schulungen.
Der Preis ist heiß
Fünf Mitarbeiter und die Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens überlegten in einem Meeting die Neuanschaffung mehrerer EDV-Systeme. Der Server war in die Jahre gekommen, dessen Software dringend eine neue Version benötigte. Ebenso war das Sicherungsbandlaufwerk seit einiger Zeit defekt. Ersatzweise wurde auf eine externe Festplatte gesichert. Eine Notlösung, um Zeit zu gewinnen, damit die Infrastruktur von einem Profi neu ausgearbeitet werden kann. Darüber hinaus empfahl die Überwachungssoftware einen Tausch von zwei Serverfestplatten und zwei Mitarbeiter drängten bereits auf einen neuen Arbeitscomputer. Nach dem Meeting stand fest, dass es einerseits einen IT-Profi braucht und andererseits die Investitionskosten bei rund EUR 5.000,00 liegen werden.
Die Investitionskosten konnten auf die beiden neuen Computer (rund EUR 1.800,00) reduziert werden. Der Server wurde ausgelagert und wird nun automatisch gewartet und Up-To-Date gehalten. Die laufenden Kosten dafür machen keine EUR 80,00 aus. Einer der alten Computer wurde intelligent umfunktioniert und ist seither als Sicherungsserver fleißig im Einsatz. Hier brauchte es zusätzlich zwar eine ebenso intelligente Sicherungssoftware, diese sprengte mit monatlichen EUR 5,- dennoch nicht den Budgetrahmen. Aus dieser Lösung entstand sogar eine Einsparung von monatlich über EUR 40,00. Aufgrund der neu eingerichteten IT-Infrastruktur war nämlich keine symmetrische Datenleitung mehr nötig. Diese wurde durch eine günstigere und schnellere asymmetrische Leitung ersetzt und die laufenden Kosten senkten sich rapide.
Die Krise
Wie eine Welle überrollte es uns alle im Jahr 2020. Es war damals bereits recht rasch absehbar, dass nichts so bleiben wird wie bisher. Als das Coronavirus mit dem Namen COVID-19 die ganze Welt bedrohte und in den meisten Ländern Ausgangssperren verhängt wurden, bekam der Begriff Home-Office eine völlig neue Bedeutung. Nur wenige Unternehmen waren in punkto Teleworking-Arbeitsplatz gut vorbereitet. Der Großteil der heimischen Klein- und Mittelbetriebe wie auch Ein-Personen-Unternehmen waren mit diesem Thema schlichtweg überfordert. Die Big Player in Österreich hatten die digitale Kommunikation durch bereits gelebtes Home-Office durchwegs besser im Griff.
Obwohl der Staat die Beratung sowie die Einrichtung zu beinahe zwei Drittel förderte, waren die Unternehmen sehr zögerlich eine Investition für Home-Office-Arbeitsplätze in Krisenzeiten zu wagen. Es galt eben die Liquidität so gut es geht zu halten. Nach ca. 2 Wochen im Hausarrest, die Umsatzeinbußen schon zu lange betrauernd, begann es einem Großteil der digital schlecht vorbereiteten Unternehmen in den Fingern zu jucken. Vor dem Hintergrund, dass die Maßnahmen der Regierung und somit die Ausgangssperren kein rasches Ende nehmen wollten, bewiesen dann doch viele Unternehmerinnen und Unternehmer Mut.
Beim Einrichten, Umstellen und Auslagern im Auftrag unserer Kunden stießen wir auch auf so manche Herausforderung, die wir allesamt erfolgreich lösen konnten. Selbst jenen Kunden, welche nicht über die nötige Bandbreite der Internetverbindung verfügten. Dank unseres Partners T-Mobile konnten wir die Bandbreiten überall passend erhöhen. Und das Einrichten der mobilen Arbeitsplätze bei unseren bestehenden Kunden war aufgrund der bereits von uns vorbereiteten Infrastruktur ein Kinderspiel.